Martin Geiger: Meetings – Die praktische Alternative zur Arbeit
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Martin Geiger: Meetings – Die praktische Alternative zur Arbeit

Eins vorneweg: Das beste Meeting ist kein Meeting. Durch tausende Meetings sind wir zwar immer wahnsinnig beschäftigt, aber nicht produktiv. Ein wunderbarer Weg sein Leben zu verplempern. Vielleicht haben Sie es aber nicht immer in der Hand. Selbst wenn Sie im Arbeitsleben davon verschont bleiben: Wenn Sie Kinder haben, sind Sie nicht minder schwer betroffen. Jedem Elternteil sind die allseits unbeliebten Elternabende geläufig. Bereits im Kindergarten wird ausgiebig über die Verwendung des richtigen Klebstoffs philosophiert, während zu Hause Wichtiges wartet.

Dos und Don‘ts fürs Meeting

Führungskräfte verbringen jede Woche durchschnittlich 19 Stunden und 15 Minuten mit dem Sitzen in Meetings, wobei sie gleichzeitig beklagen, dass ihnen die Besprechungen nicht im Geringsten dabei helfen, ihre Arbeit zu erledigen. Sinnlose Meetings kosten Unternehmen jährlich beträchtliche Summen. Denn während wir in einem Meeting sitzen, erledigt unser Wettbewerber seine Aufgaben. Schon die Einführung eines besprechungsfreien Tages pro Woche kann deshalb Wunder bewirken. Was noch hilft:

1. Vor dem Meeting ein klares und messbares Ziel festlegen

Sonst wird mehr oder weniger fröhlich und munter durcheinanderkommuniziert, aber am Ende weiß keiner, wer was wie und bis wann zu erledigen hat.

2. Tagesordnungspunkte bestimmen und Agenda umdrehen

Kein Meeting ohne eine klare Agenda. Hier gilt: Weniger ist mehr. Sorgen Sie dafür, dass jeder Teilnehmer bereits im Vorfeld genau weiß, worum es geht und was seine Rolle dabei ist. Ein Meeting ohne Agenda können Sie am besten gleich in einen Biergarten verlegen. Beginnen Sie mit dem Punkt „Sonstiges“. Das ist der Punkt, der sich erfahrungsgemäß stets am längsten hinzieht. Nicht so am Anfang einer Besprechung.

3. Invitation only

Laden Sie nur die Menschen ein, die Sie wirklich brauchen – die Produktivität sinkt, je mehr Menschen anwesend sind. Genau genommen gibt es nur zwei gute Gründe, warum jemand an einer Besprechung teilnehmen sollte: Entweder er kann etwas dazu beitragen oder er kann etwas lernen.

4. Alles hat ein Ende

In der Kürze liegt die Würze: Setzen Sie 50minütige Meetings an. Folgen mehrere aufeinander können die Teilnehmer und Teilnehmerinnen in den zehn Minuten dazwischen außerdem ihre Mails lesen und wichtige Telefonate führen. Dann schauen sie nicht während der Besprechung auf ihre Handys. Jedes Meeting braucht einen Anfang, aber immer auch ein Ende. Gelingt es nicht auf Anhieb, die Meetings derart abzukürzen, legen Sie den Startzeitpunkt kurz vor die Mittagspause oder den Feierabend. Dann erledigt sich das von alleine.

5. Time to stop

In Fernsehshows gibt es für den Moderator einen digitalen Countdown, der die noch verbleibende Zeit anzeigt. Dieses Mittel macht sich auch Google zunutze. In den Meetings des Konzerns ist für jeden Teilnehmer eine Stoppuhr zu sehen. Damit wissen alle Anwesenden, wie viel Zeit bereits abgelaufen ist und wie viel noch bleibt. Denn dort hat man auch festgestellt, dass je höher der Redeanteil eines einzelnen Teammitglieds ist, desto erfolgloser ist das Team im gesamten.

6. Kekse ade

Ich esse auch gerne Kekse, aber in einer Besprechung haben sie eigentlich nichts zu suchen. Halten Sie den Wohlfühlfaktor so gering wie möglich, denn die Teilnehmer sollten so schnell wie möglich zurück an die Arbeit, um die besprochenen Punkte umzusetzen.

7. Protokoll, aber richtig

Beenden Sie das Meeting nie, ohne eine Maßnahmenliste erstellt zu haben. Protokolle sind allerdings nicht dazu da, um Meetings zu dokumentieren. Das Einzige, was in ein Protokoll gehört, sind Entscheidungen und Aufgaben, die unter den Anwesenden aufgeteilt werden. Nicht mehr und nicht weniger. Das Protokoll sollte jeder Teilnehmer sofort nach dem Meeting bekommen. Zur Not kopieren Sie es und drücken es jedem Teilnehmer in die Hand.

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