Wie arbeiten wir nach Corona?

Die Zukunft der Arbeit ist remote – oder zumindest hybrid. Daran führt wohl kein Weg mehr vorbei. Die Corona-Pandemie hat gezeigt, was möglich ist, aber auch die Defizite aufgedeckt, die wir noch ausgleichen müssen, um die Bedürfnisse von Unternehmern, Führungskräften und Mitarbeitern zu erfüllen und damit erfolgreich mobil zu arbeiten.

Wie klappt die virtuelle Zusammenarbeit im Team?

Gehen wir davon aus, dass die Grundvoraussetzungen in Sachen Hardware, Software und Datenschutz geschaffen wurden. Dann brauchen wir Kollaborationstools, damit der Übergang von einer reinen Präsenzkultur in die Remote-Work-Kultur nicht nur Stress bedeutet. Es wird Sie nicht wundern, dass die Kommunikation über Endlos-E-Mails mit dem ganzen Team in cc und Telefon nicht ausreicht, damit Remote-Teamwork gelingt. Dafür gibt es zahlreiche Aufgabenmanagement-Tools wie Microsoft Teams oder Trello, die für Transparenz über Kapazitäten sorgen und Einsichten in den Status offener Aufgaben geben, ohne dass bei jeder kleinen Frage gleich ein Kollege angerufen werden muss.

Wie sorgen wir für sozialen Austausch zwischen Kollegen?

Die Kollaborationstools lassen sich übrigens nicht nur inhaltlich nutzen. Mit ihnen lässt sich auch der soziale Austausch zwischen Kolleg:innen fördern. Denn gerade der fällt ja bei Homeoffice und Co. oft hintenüber. Ein Teamkanal, der mit einem Echtzeit-Chat verbunden ist, kann das Über-den-Schreibtisch-hinweg-sprechen ersetzen, weil er ein Gespräch abbilden kann. Auch Stimmungsbarometer helfen zu sehen, ob und wo nachjustiert werden muss. Deshalb ist es sehr wertvoll, wenn zum Beispiel zu Meetingbeginn die Stimmung auf einer Skala von eins bis zehn abgefragt wird. Sonst kommen Sie wahrscheinlich nie an diese Informationen, die sie bei Präsenzmeetings an der Körperhaltung oder dem Gesichtsausdruck Ihrer Kollegen oder Mitarbeiter ablesen können. Ein schönes Gimmick ist die virtuelle Kaffeepause. Reservieren Sie dafür jede Woche eine feste Zeit, um den persönlichen Austausch zu fördern. Für Brainstorming Runden eignen sich zum Beispiel Walking Meetings – also virtuelle Treffen, bei denen alle in Bewegung sind und ausnahmsweise mal nur über Ton verbunden. Mein persönliches Highlight ist Silent Work, am besten kombiniert mit der Pomodoro-Technik: Alle Mitarbeiter:innen haben ihre Computerkamera an, ihren Ton aber aus und das für eine 50-minütige Phase konzentrierten Arbeitens. Danach folgt eine 10-Minuten-Pause, in der der Ton angeschaltet wird und die Kolleg:innen sich austauschen.

Womit kämpfen Unternehmen beim mobilen Arbeiten?

Leider lässt sich nicht jede Herausforderung, die mobiles Arbeiten mit sich bringt, so leicht lösen. Für Führungskräfte bedeutet die Umstellung von der reinen Präsenzkultur vor allem eins: sich Zeit zu nehmen, um mit dem Team eine Arbeitskultur zu schaffen, die auf individuelle Hürden und die Bedürfnisse im Tagesgeschäft hin geformt wird. Dafür brauchen wir einen Teamkodex, der informelle und formelle Remote-Work-Regeln klar definiert. Dieser Kodex beantwortet Fragen nach Präsenztagen, Zeitunabhängigkeit, Reaktionszeiten, Erreichbarkeit und Meetingetikette. Es mag banal klingen, dass wir vorab regeln müssen, an welchen Wochentagen das gesamte Team im Büro ist, ob im Homeoffice auch mal eben ein Einkauf erledigt werden darf, wie schnell wir auf eine E-Mail antworten müssen oder wann wer im Online-Meeting spricht. Doch es sind unterschiedliche Erwartungen innerhalb des Teams, gerade was die scheinbaren Kleinigkeiten angeht, die oft zu großen Schwierigkeiten führen. Solange wir keine Leitlinien definiert haben, ist nichts selbstverständlich. Mit einem Teamkodex, also einem Regelwerk zu den Dos und Don’ts schaffen wir Vertrauen im Team und nehmen Führungskräften die Angst vor Kontrollverlust.

Wie entsteht ein Teamkodex?

Am besten erstellen Sie dieses Regelwerk in vier Schritten. 

Schritt 1: Die Anerkennungsphase

Hier werden die Elemente der Zusammenarbeit besprochen, die auf jeden Fall bleiben dürfen wie bisher und vom Team besonders geschätzt werden.

Schritt 2: Die Meckerphase

Hier werden alle Hindernisse, Probleme, Bedenken und Ängste in Bezug auf Remote Work gesammelt.

Schritt 3: Die Träumerphase

Hier wird das Potenzial offengelegt, das Remote Work für das Team birgt.

Schritt 4: Die Realisierungsphase

Erst das Durchlaufen der ersten drei Phasen ermöglicht eine Einigung auf gemeinsame Spielregeln, weil sowohl Gegner als auch Fans von Remote Work die Chance hatten, ihre Sichtweise offen einzubringen. Damit ist der Elefant aus dem Raum und eine Einigung möglich.

Das Ergebnis: Ein Konsens der Erwartungen als Basis für eine vertrauensvolle Remote-Zusammenarbeit.

Feedback nicht vergessen!

Selten läuft auf Anhieb alles glatt. Deshalb sollte jedes Team mindestens einmal im Quartal eine Feedbackschleife durchführen, um zu klären: Wie gut lassen sich die Spielregeln in der Praxis umsetzen? Was lief gut und was nicht? Welche neuen Themen gibt es, für die ein Konsens gefunden werden muss. 

Diese Zeit ist ziemlich gut investiert. Denn Führungskräfte investieren so in Ihr wertvollstes Gut, ihre Mitarbeiter. Außerdem garantieren Feedbackschleifen die stetige Weiterentwicklung und die Einführung einer nachhaltigen Remote-Work-Kultur und -Struktur. So können Sie der Zukunft der Arbeit nicht nur miterleben, sondern auch mitgestalten.

Buchtipp: 360° Remote Work