Jürgen Kurz hat selbst als, wie er sagt, „alter Hase“ den Sprung in die Digitalisierung gemeistert und zu seinem 54 Geburtstag gemeinsam mit Marcel Miller das Buch „So geht Büro heute„ herausgebracht.
1. Herr Kurz, den Sprung vom Papier beladenen Schreibtisch zum digitalen Minimalismus…Wie sind Sie persönlich vorgegangen?
Es war eher ein Weg als ein Sprung. Als Geschäftsführer von drei Firmen musste ich jederzeit handlungsfähig bleiben. Deshalb habe ich mir für die Umstellung Zeit gelassen, insgesamt neun Monate. Umstellung heißt bei mir, dass ich heute sehr papierarm arbeite und papierlos archiviere. Irgendwie liebe ich mein Papier immer noch ein wenig und mache meine Notizen auf einem Schreibblock. Auf dem Weg vom Besprechungszimmer ins Büro komme ich allerdings am Kopierer vorbei. Dort werden die Notizen digitalisiert.
Den Start habe ich damals mit der Vorbereitung unserer Geschäftsleitungsbesprechungsrunde gemacht. Alle Themen, die ich mit meinen Kollegen besprechen wollte, hatte ich in einem Hängeregister gesammelt. Kurz vor der Besprechung habe ich dann ein Übersichtsblatt mit all meinen Themen erstellt und dies dann mitgebracht.
Heute mache ich das mit OneNote. Der Vorteil: Wenn man mit OneNote arbeitet, dann kann man die Dinge einfach übertragen. Ein Hängeregister entspricht einem Abschnitt und jeder einzelne Tagesordnungspunkt, zu dem es Unterlagen gibt, entspricht einer Seite. Ich habe mir dann in dem Abschnitt GL-Besprechung ganz vorne eine Seite mit der Agenda angelegt. Wenn ich also heute z. B. eine Mail in den Abschnitt kopiere, weil ich sie besprechen will, dann setzte ich mir einen Link auf die Übersichtseite. So habe ich die Agenda ständig aktuell. Außerdem ist mein OneNote auch auf meinem Handy synchronisiert. Wenn mir unterwegs etwas einfällt, kann ich es direkt an der richtigen Stelle einfügen. Erst als sich das bewährt hatte, habe ich mit dem nächsten Themenbereich weitergemacht.
2. Was hat sich dadurch für Sie konkret verbessert?
Ich habe früher sehr viel mit dem Diktiergerät gearbeitet, weil ich schneller reden als die Dinge selbst tun konnte. Mittlerweile ist es so, dass ich die Dinge sehr viel schneller tun kann als darüber zu reden. Mit wenigen Mausklicks ist jede Unterlage an die richtige Stelle verschoben. Ich schätze, dass bis zu 80 Prozent der Zeit meiner Assistentin frei geworden ist. Sie macht heute sehr viel mehr Projekte völlig selbständig und entlastet mich enorm. Ich glaube und hoffe, dass es ihr so auch mehr Spaß macht. Insofern eine Win-win-Situation.
3. Warum ist es wichtig, diesen Weg zum Digitalen zu gehen?
Aus meiner Sicht gibt es mehrere Vorteile: Zeitersparnis sowie räumlich und zeitlich unabhängiges Arbeiten. Ich arbeite regelmäßig für längere Zeit in Kroatien. Ich kann mich gut erinnern, dass ich mit Kisten an Unterlagen losgezogen bin. Mittlerweile packe ich meinen Laptop ein und los geht es. Ein ganz wichtiger Punkt für mich ist außerdem die Zusammenarbeit mit anderen. Ich habe beispielsweise eine Mitarbeiterin in Leipzig. Früher haben wir E-Mail-Ping-Pong gespielt und Mails hin und her geschrieben. Jetzt arbeiten wir in OneNote und ich kann sehen, was Sie an unserer Datei geändert hat. Die ganze Arbeit mit E-Mails schreiben, E-Mails öffnen, an der richtigen Stelle speichern usw. fällt weg.
4. Jetzt liegen die Briefe nur noch selten in Papierform auf dem Schreibtisch, aber unser digitales Postfach quillt über? Bringt die neue digitale Welt, wirklich Vorteile?
Es ist absolut richtig, dass die Digitalisierung manche Dinge zwar effizienter macht, aber das allein noch nicht den Durchbruch bringt. In den letzten 20 Jahren habe ich immer wieder Fälle von Burnout erlebt. Vor einiger Zeit sogar in meinem privaten Umfeld bei einem sehr guten Freund von mir. Unfassbar, was diese Krankheit anrichtet. Dagegen möchten mein Team und ich mit einem Schulungsprogramm angehen mit unserem Know-how aus zwanzig Jahren Büro-Kaizen, damit jeder die Chance hat, von der Digitalisierung zu profitieren.
Neben der Digitalisierung sind eine gute Planung, klare Ziele und Fokussierung nach wie vor entscheidend für den Erfolg. Ein intelligenter Workflow, der eingespielt ist, verschafft mir und jedem aber die Zeit, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.
5. Vielen Dank! Vielleicht noch ein letzter Tipp, denn Papier wird ja nicht so schnell völlig verschwinden. Wie bringe ich denn beide Welten am besten sinnvoll zusammen?
Ich habe auch noch immer eine kleine Box mit 31 Mappen von Leitz. Manchmal gibt es Dinge, wie Prospekte oder Einladungen, die man im Original braucht. Die lege ich dann dort ab und mache mir digital einen Hinweis, dass es zu diesem Thema auch etwas in meiner Box gibt. Wichtig ist, dass Sie sich nicht verzetteln, denn das kann auch digital ohne tatsächliche Zettel passieren. Statt immer wieder neue Programme zu probieren, üben Sie sich im digitalen Minimalismus und nutzen Sie, was Ihnen bereits zur Verfügung steht, sinnvoll.