Die Jubiläumsfeier Ihres Unternehmens steht an und Sie sind diesmal beauftragt, sie auszurichten? Da kommt Einiges auf Sie zu, wenn Sie nicht nur zum Italiener um die Ecke einladen wollen: die Rede des Geschäftsführers abstimmen, eine Präsentation vorbereiten, für die passende Technik sorgen und vielleicht noch eine kleine Showeinlage organisieren, … Was auch immer Sie vorhaben, die Aufgaben müssen Sie gut managen. Dafür brauchen Sie ein verlässliches System außerhalb Ihres eigenen Kopfes. Ein solches Projekt ist wie gemacht dafür, um sich ans digitale Management heranzutasten. Sie gewinnen damit enorm an Effizienz. Und es ist gar nicht so schwer, wie Viele meinen. Aufwändige Tools brauchen Sie nicht. Die nötige digitale Unterstützung bekommen Sie vom Standardprogramm Outlook.
Aufgabenmanagement per Outlook – Schluss mit der Zettelwirtschaft
Was Sie alles für die Feier zu tun haben, wird sich unter anderem in Besprechungen oder auch aus formlosen Gesprächen mit Kollegen dazu ergeben sowie aus Telefonaten oder aus der E-Mail-Kommunikation mit anderen Beteiligten. Viele Menschen neigen dazu, sich das alles auf Zetteln zu notieren. Dann geht es schneller als man denkt, und schon hat man eine Fülle von Listen – und keine Übersicht mehr. Führen Sie daher nur eine Liste und überführen Sie alle Aufgaben in die Outlook-Aufgabenliste. Arbeiten Sie auch mit Mobilgeräten, besteht ein weiterer Vorteil darin, dass Sie durch die Synchronisation alle Aufgabe auch zur Hand haben, wenn Sie unterwegs sind.
Um eine Aufgabe in Outlook einzutragen, gehen Sie einfach in den Bereich „Aufgaben“ und klicken in der Menüleiste auf den Befehl „Neue Aufgabe“. Im „Betreff“ geben Sie den Namen der Aufgabe ein.
Nutzen Sie das Notizfeld
Ebenso wie die To-dos selbst neigen viele Menschen dazu, sich auch Notizen für diese auf Zetteln oder einem Notizbuch zu notieren, wann auch immer sie eine Idee dazu haben. Das ist recht umständlich, da Sie dann immer an zwei Stellen nachschauen müssen: auf dem Papier und in Outlook. Besser ist es, das Notizfeld im System zu nutzen. Wenn Sie dies durchgängig machen, hat ewiges Suchen ein Ende. Es ist immer klar, wo sich alle Informationen zu einer Aufgabe befinden.
So geben Sie Aufgaben ab
Sie wissen nicht so recht, wie Sie bestimmte Aufgaben angehen? Ein Kollege hat zum Beispiel ein besseres Händchen, was die Deko betrifft? Dann geben Sie solche Aufgaben doch einfach weiter – natürlich nach vorheriger Nachfrage. Für die Aufgabe selbst müssen Sie dann keine lange E-Mail mit Informationen schreiben. Sie können in Outlook nämlich eine Aufgabe samt Fälligkeitsdatum einfach einer anderen Person zuweisen. Um den Überblick über delegierte Aufgaben zu behalten, können Sie jeweils eine aktualisierte Kopie dieser Aufgaben in Ihrer eigenen Aufgabenliste speichern. Es ist aber auch möglich, sich einen automatischen Statusbericht über die Erledigung der Aufgabe zuschicken zu lassen, sobald der bearbeitende Kollege die Aufgabe bei sich in der Aufgabenliste als erledigt markiert hat.
Deadlines setzen
Das Fälligkeitsdatum ist übrigens auch für Ihre eigenen Aufgaben sehr wichtig. Denn schneller als einem lieb ist, sind die Aufgaben in Ihrer Liste unübersichtlich sortiert. Wenn Sie eine neue Aufgabe in Outlook anlegen, können Sie der Aufgabe zwei verschiedene Zeitpunkte zuweisen: 1) „Beginnt am“ und 2) „Fällig am“. Da die Aufgabenliste in Outlook jedoch nach dem Fälligkeitsdatum sortiert wird, empfiehlt sich, bei jeder Aufgabe nur das Fälligkeitsdatum auszufüllen.
Einfach mal anfangen!
Die Möglichkeiten des Aufgabenmanagements von Outlook sind damit nicht am Ende. Sie sind aber nicht minder einfach zu handhaben wie die eben Geschilderten. Digitales Arbeiten ist also gar nicht so schwer. Man muss nur einfach mal damit anfangen. Die Jubiläumsfeier Ihres Unternehmens könnte der Anfang sein!
Buchtipp:
Tipps für effizientere Arbeitsabläufe im digitalen Büro schildern die beiden bekannten Vordenker für Büro-Effizienz, Jürgen Kurz und Marcel Miller (Tempus, Büro Kaizen), in dem neu erschienen Ratgeberbuch „So geht Büro heute! Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter“. Die Autoren erklären darin mit praxisnahen Schritt-für-Schritt Anleitungen, wie Sie mit digitalem Minimalismus und einer intelligenten Verknüpfung zu einem effizienten Workflow in Ihrem Unternehmen kommen. Das Hörbuch zur Printausgabe gibt es als kostenlosen Download unter https://www.buero-kaizen.de/hoerbuch-sgbh/