Studien haben bereits bewiesen: Wer zu viel arbeitet, wird nicht unbedingt effizienter und mit Sicherheit irgendwann weniger kreativ und produktiv. Deshalb zählt das Paretoprinzip auch 80:20-Prinzip genannt, zu den essenziellen Instrumenten im Management. Es dient zur Vereinfachung von Business-Strategien und der Aufmerksamkeitssteuerung. Die nach dem italienischen Ingenieur, Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto benannte Regel besagt, dass wir mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent Leistung erbringen können. Die Regel findet in vielen weiteren Bereichen Anwendung. Man sagt zum Beispiel, dass 20 Prozent aller Autofahrer 80 Prozent aller Unfälle produzieren und 20 Prozent aller Flüsse 80 Prozent aller Fischarten transportieren. Im Unternehmenskontext bedeutet das, dass 20 Prozent der Kunden für 80 Prozent des Umsatzes sorgen, aber auch 80 Prozent des Ärgers verursachen.
Arbeit nach Verhältnismäßigkeit
Das Paretoprinzip ist ein mathematisches Prinzip, das eine Verhältnismäßigkeit abbildet. Dieselbe Verhältnismäßigkeit spiegelt sich in dem neuen Ansatz „Pareto hoch 2“. Der besagt: Wenn das Verhältnis 20:80 gilt, ist auch 4:64 und 1:51 wirksam. Hier wird es für das tägliche Doing spannend. Werden bereits im klassischen Pareto die 20 Prozent aller Tätigkeiten herausgepickt, die für 80 Prozent des Erfolgs wichtig sind, gilt es bei „Pareto hoch 2“ die eine Sache herauszufiltern, die bereits für 51 Prozent meiner Einkünfte sorgt.
Was muss ich heute tun?
Wir müssen uns also fragen: Was ist die eine Sache, die ich heute erledigen muss, um ein möglichst effizientes und gutes Ergebnis zu erzielen? Aber auch: Was ist die eine Sache, die ich heute lassen muss, damit ich effizient bleibe? Was ist der eine Kunde, mit dem ich heute sprechen muss, um erfolgreich zu sein? Welches ist das eine Projekt, auf das ich heute den größten Fokus legen muss, um voranzukommen? Wer ist der eine Mitarbeiter in meinem Team, den ich heute ganz speziell stärken muss, um einen Großteil der Truppe mitzureißen?
Kleiner ist leichter
Im Klartext heißt das, ich mache das Paretoprinzip kleiner und reduziere damit den Aufwand bis zum ersten Erfolg. Denn auch 20 Prozent aller Tätigkeiten, die anstehen, zu erledigen, kann manchmal schier unerreichbar wirken. Deshalb ist es wichtig zu wissen, dass ich mit der Erfüllung der richtigen Tätigkeit, bereits die halbe Miete bezahlen kann. Erziele ich ein erstes Erfolgserlebnis setzt das wiederum Energie für mehr Tätigkeiten frei und hilft dabei, weiter voranzukommen.
So selektiere ich Kunden
Selbst wenn das herzlos klingt, müssen wir unsere Tätigkeiten nach der Qualität aller unserer Kunden einteilen. Die ersten 20 Prozent sind so genannte A-Kunden – Traumkunden, die pflegeleicht sind und für viel Umsatz sorgen. Der Bereich B-Kunden, oder Durchschnittskunden, macht circa 60 Prozent aus. Die so genannten C-Kunden, die die restlichen 20 Prozent stellen, sind diejenigen, die nur Ärger machen und wenig Umsatz einbringen.
Kunde im Verhältnis zur Arbeitskraft
Laut Pareto fokussiere ich 80 Prozent meiner Zeit auf die 20 Prozent meiner A-Kunden. Mit den restlichen 20 Prozent meiner Arbeitskraft selektiere ich bei den B-Kunden wiederum die 20 Prozent der besten und die das Potenzial haben, A-Kunden zu werden. Den Rest der anstehenden Tätigkeiten muss ich automatisiert laufen lassen. Das heißt, ich delegiere die Aufgaben oder sage den Kunden ab.